Sitzungsprotokoll der ordentlichen Mitgliederversammlung 2023
Datum: 21. September 2023
Ort: Gaststätte Kollmeyer
Zeit: 20 Uhr bis 21 Uhr
Tagesordnung:
- Begrüßung und Feststellung der Anwesenheit
- Genehmigung der Tagesordnung
- Genehmigung des Protokolls der Mitgliederversammlung vom 21. September 2022
- Bericht des Vorstandes
- Bericht der Kassenwartin
- Entlastung des Vorstandes und der Kassenprüfer
- Wahlen des Vorstandes
- Verschiedenes
TOP 1: Begrüßung und Feststellung der Anwesenheit
Die Einladung zur ordentlichen Mitgliederversammlung wurde frist- und satzungsgemäß per Post versendet und die Versammlung ist beschlussfähig.
Der Vorstand des Schulvereins stellte sich kurz namentlich vor.
TOP 2: Genehmigung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wurde einstimmig angenommen.
TOP 3: Genehmigung des Protokolls der Mitgliederversammlung vom 21. September 2022
Das Protokoll der letzten Mitgliederversammlung vom 21. September 2022 wurde einstimmig genehmigt.
TOP 4: Bericht des Vorstandes
Im ersten „Nach-Corona-Jahr“ hat der Vorstand des Schulvereins endlich wieder in Präsenz tagen können und alle Veranstaltungen im Schuljahr konnten wieder in gewohnter Form stattfinden.
Vorstellung des neuen Vorstands:
Nach der Wahl des neuen Vorstands, haben wir uns allen Mitgliedern per Brief und inkl. Foto vorgestellt.
Lichteranzünden:
Auch das traditionelle Lichteranzünden konnte im letzten Jahr, am 26. November 2022 endlich wieder stattfinden. In altbewährter Form, fand die Weihnachtsbaumversteigerung im Gerätehaus der Feuerwehr Südlengern statt. Nicht nur der Baum der Grundschule wurde erfolgreich versteigert, auch unsere Crepes waren stark nachgefragt. Die Veranstaltung war ein voller Erfolg und unsere Teilnahme für dieses Jahr steht schon fest.
Weihnachtsmarkt Kirchlengern
Am 3. Dezember 2023 waren wir mit einer eigenen Hütte auf dem Weihnachtsmarkt in Kirchlengern vertreten und konnten dort Schmalzküchlein und Punsch anbieten. Auch in diesem Jahr werden wir wieder auf dem Weihnachtsmarkt in Kirchlengern vertreten sein.
Besuch vom Nikolaus
Unser Vorstandsmitglied Christian Brockmeyer hat sich erfolgreich für den Schulverein bei der Aktion „Hettich Ehrenamt“ beworben. Im Rahmen dieser Aktion fördert Hettich aktiv soziale Projekte, für die sich die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einsetzen. Die großzügige Spende in Höhe von 500 Euro verwendete der Schulverein für Kisten mit Pausenspielzeug, welches sich die Kinder gewünscht haben. Und passend in die Adventszeit, hat der Nikolaus die Kisten dann vorbeigebracht und an die einzelnen Klassen übergeben.
Karneval in der Schule
Am Rosenmontag haben wir die Turnhalle in eine kleine Partylocation verwandelt und die Kosten für die Tanzschule Andrea Schnelle übernommen, die den Tag mit den Kindern gemeinsam gestaltet hat.
Diese Aktion wird im nächsten Jahr auch wieder stattfinden, dann allerdings mit der Tanzschule Marks.
Unterstützung des Umwelttages
Eine Abordnung des Schulvereins (Kinder und Eltern) haben den Umwelttag im März unterstützt und haben fleißig Müll eingesammelt.
Stand des Schulvereins beim Feuerwehrfest
Beim Familientag haben wir mit einem eigenen Stand auf „Bunks Wiese“ zum Gelingen des Tages beigetragen. Wir haben Luftballons, Getränke und Wassereis verkauft.
Eiswagen am letzten Schultag
Jedes Kind bekam am letzten Schultag eine Kugel Eis von uns geschenkt – frisch aus dem Eiswagen.
Einschulung der neuen Erstklässler
Wir waren wieder mit kleinen Geschenken, mit Getränken und Kuchen vor Ort, um den Eltern und Familienangehörigen sowie den neuen Schulkindern den Schulstart zu verschönern. Wir haben diverse Kuchenspenden aus den jetzigen zweiten Klassen erhalten und werden dieses Muster auch im nächsten Jahr wieder verfolgen. Die dann zweiten Klassen backen dann wenn möglich für die neuen ersten Klassen.
Sonstige Tätigkeiten im letzten Jahr:
- Unterstützung anderer ortsansässiger Vereine bei ihren Veranstaltungen
- Klärung von Sachverhalten oder Beantwortung von Fragen Rund um Schule, Randstunde und OGS
- Viele Gespräche mit Eltern und Lehrkräften
- Gespräche mit relevanten Gremien und Personen bei der Gemeinde Kirchlengern
- Teilnahme an Ratssitzungen der Gemeinde
- Planungen Schul- und Sportfest mit Trixxit
- Uvm…
TOP 5: Kassenbericht 2022/23
Unser Verein ist als gemeinnützig anerkannt und daher steuerlich begünstigt. Unsere Einnahmen müssen daher ausschließlich für gemeinnützige Zwecke verwendet werden. Dies sind beispielsweise Projekte und Veranstaltungen die der Schule bzw. den Schulkindern zugutekommen sowie die Öffentlichkeitsarbeit.
Unser Geschäftsjahr im Verein entspricht dem Schuljahr, es läuft also vom 01.08. bis 31.07. eines jeden Jahres.
Im letzten Jahr wurde bekanntlich ein neuer Vorstand gewählt. Bei der Übergabe der Unterlagen wurde festgestellt, dass in den letzen Jahren lediglich Listen über die Kassenbestände geführt wurden, es jedoch keine Jahresabschlüsse gab.
Die Jahresabschlüsse für 2020/21 und 2021/22 wurden dann von der Kassenwartin nachträglich erstellt. Dies war nicht immer ganz einfach, da als Grundlage nur die bereits erwähnten Listen vorlagen.
Im Ergebnis konnten jedoch alle Buchungen nachvollzogen werden, so dass mit einer ordnungsgemäßen Kassenführung für das letzte Geschäftsjahr begonnen werden konnte.
Die Kassenführung wurde seit dem letzten Jahr umgestellt und an die Empfehlungen des Finanzministeriums NRW angepasst. Das ist äußerst wichtig, damit wir nicht im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt Gefahr laufen, die Gemeinnützigkeit zu verlieren.
Wir versuchen die Kassenführung möglichst bargeldlos durchzuführen.
Beispielhaft möchte ich einige größere Projekte und Investitionen aus dem letzten Jahr erwähnen:
- Arbeitseinsatz Schulhof (Verpflegung, Kleinmaterial)
- Einschulung (Geschenke, Verpflegung)
- Waschbrett Projekt
- Spielzeugkisten für alle Klassen
- Trixxit Bewegungstag (Anzahlung)
Mitgliederstatistik / Beiträge
Am 01.08.2022 hatten wir 85 Mitglieder. Erfreulicherweise konnten wir 9 neue Mitglieder gewinnen, so dass derzeit 94 Personen Mitglied bei uns im Verein sind.
Unsere Mitglieder zahlen Beitrage zwischen 12 € (das ist der Mindestbeitrag) und 120 € pro Jahr. Nach oben sind natürlich keine Grenzen gesetzt.
Die Beiträge für das laufende Schuljahr wurden abgebucht, die Gesamtsumme beträgt xxx.
TOP 6: Entlastung des Vorstandes und der Kassenwartin
Antrag: Entlastung des Vorstandes
Ergebnis: Einstimmig entlastet.
Antrag: Entlastung der Kassenwartin
Die Kassenprüfer haben die Kasse geprüft, eine tadellos geführte Kasse vorgefunden und keine Auffälligkeiten feststellen können.
Ergebnis: Einstimmig entlastet.
TOP 7: Wahl des Vorstandes
Es kann öffentlich abgestimmt werden.
Vorschläge zur Wahl sind:
- 1. Vorsitzende des Vorstandes: Jascha Linders
- Stellvertretende Vorsitzende: Corinna Bergmeier
- Kassenwartin: Annika Honermeier
- Stellvertretende Kassenwartin: Stephanie Kuhle
- 1. Kassenprüfer: Mirko Schößler
- 2. Kassenprüfer: Christian Brockmeyer
- Schriftführerin: Katrin Siwon
- Stellvertretende Schriftführerin: Antje Gabrisch
- Beisitzer: Steffi Brockmeyer, Daniela Pieper, Kai Bergmeier, Christoph Schulz,
Jasmin Güther-Kofort
Alle Beteiligten wurden einstimmig gewählt.
TOP 8: Verschiedenes
Schulträger ist an die Schulleitung herangetreten und hat gefragt, ob wir bei dem Krawallo-Konzert am 15.12.2023 Crepes verkaufen möchten. Die Veranstaltung findet freitagsnachmittags vor dem Rathaus statt. Die Gespräche mit dem Schulverein Kirchlengern laufen schon.
Kürbiszauber am 15.10.2023 findet in Kirchlengern statt. Dort werden durch den Schulverein Kirchlengern Getränke verkauft. Sie bitten uns um personelle Unterstützung.
Es wird auf die schlechte Situation bei den Fahrradständern hingewiesen. Im Rahmen der Fahrradschulungen und auf Grund der guten Witterung sind viele Kinder mit dem Rad unterwegs und die vorhandenen Fahrradständer sind überlastet. Dies ist aber auch der baulichen Situation geschuldet. Nach den Ferien sollte sich die Situation entspannen. Zum Frühjahr hin soll dann eine Verbesserung da sein.